QUẢN LÝ THỜI GIAN HỢP LÝ

Hôm qua, chuyện đã qua,

Ngày  mai, chuyện chưa đến,

Hôm nay thật nhiệm màu,

Hiện tại là quà tặng (present).

Thời gian vật lý, thời gian tâm lý

Thời gian, vốn là một khái niệm vật lý, đã trở thành một ý niệm đối với con người nên mỗi người có ‘thời gian’ của chính mình. Cuộc sống con người bị chi phối rất nhiều bởi ý niệm thời gian để rồi mỗi người có cách sống, cách sử dụng thời gian và chọn góc đứng để nhìn lại những gì được mất theo dòng thời gian rất khác nhau.

Ý niệm thời gian phụ thuộc rất nhiều vào các trạng thái tâm lý. Thời gian đợi chờ, nhất là những lúc phải đợi để đón nhận điều không mong đợi, thời gian trở nên dài lê thê vì tâm lý muốn chấm dứt những gì đang diễn ra càng sớm càng tốt. “Nhất nhật tại tù, thiên thu tại ngoại” là vậy đó. Ngược lại, khi đang được sống và trải nghiệm những gì hài lòng, thỏa mãn và tâm lý muốn kéo dài trạng thái dễ chịu này thì thấy thời gian sao qua nhanh quá. Con người khổ vui thăng trầm với ý niệm về thời gian trong khi thời gian vật lý vẫn âm thầm gõ nhịp đều đặn, 24 tiếng trong một ngày và 7 ngày trong một tuần. Chính vì thời gian tâm lý khác thời gian vật lý, thế giới này trở nên muôn màu muôn vẻ khi vạn vật được soi qua lăng kính ý niệm thời gian.

Cùng một sự vật hiện tượng, con người sẽ đón nhận và cảm nhận khác nhau theo dòng thời gian tùy thuộc vào tuổi tác, những kinh nghiệm thực tế có được từ trong quá khứ qua các hiện tượng ấy và quan điểm sống vốn được điều chỉnh trong từng bước đi của cuộc sống. Thử nhìn về tâm trạng của chúng ta mỗi khi Tết về. Nhớ lại tâm trạng háo hức, mong đợi của tuổi thơ mỗi lần Tết đến. Rồi đến cái mốc thời gian nào không còn nhớ nữa, chúng ta đón nhận cái Tết không còn quá phấn khích như khi còn nhỏ. Rồi đến lúc, chỉ nhìn nó đến và đi hững hờ không vui chẳng buồn. Lại đến cái thời điểm ta thoáng buồn khi không khí Tết trở về giữa lòng đất trời vạn vật. Không dừng ở đây, Tết của những năm sau đó là tâm trạng buồn nhiều hơn, thâm trầm hơn mang theo nhiều khắc khoải, thậm chí có cả sự hãi. Cũng trời đất đó, vẫn nắng xuân vàng mỏng tanh rải nhẹ, vẫn mưa xuân bay bay… Muôn thuở đất trời là vậy, thế nhưng con người không vậy.

Trong ngày Tết, nhìn mọi người đi ngoài đường, ta thấy mình đã và đang trải qua các cung bậc tâm trạng của một đời người trước cái tiết giao thoa của đất trời mà con người chọn làm cái mốc để đếm thời gian. Trẻ vẫn cứ tung tăng chân sáo, các em thanh niên nét mặt rạng ngời, người lớn tuổi hơn một tí trông trầm tĩnh hơn, kẻ luống tuổi lại có một chút gì đăm chiêu, khắc khoải trên nét mặt. Nhìn mọi người, ai cũng thấy hình ảnh chính bản thân mình qua các giai đoạn cuộc đời để rồi thấy mình cần làm gì với thời gian mà cuộc đời dành cho để sống.

Tết sắp về, mỗi người lại có dịp trải qua tâm trạng của mình trước thời khắc chuyển giao giữa mùa Đông và mùa Xuân này. Vui, hững hờ, khắc khoải buồn hay sợ… tất cả tùy thuộc vào mình đang ở độ tuổi nào và những gì mình đã, đang và sẽ thực hiện so với mục đích cuộc sống mình muốn vươn tới khi mang thân một kiếp người. Mỗi dịp Tết về là một cái mốc để đánh dấu, để nhắc nhớ và để cảm nhận những gì đang diễn ra trong tâm thức của chính mình trước sự vận hành có tính tuần hoàn muôn thuở của thiên nhiên.

Thời gian là như nhau, khác chăng do cách sử dụng?

Tôi nhớ khi tôi học lớp 7, đứa nào trong lớp nói không có thời gian để hoàn thành bài tập, thiếu thời gian cho việc học bài, không đủ thời gian cho việc ôn tập chuẩn bị cho kỳ thi thì cô giáo tôi vẫn thường bảo Eistein cũng chỉ có 24 tiếng một ngày và Marie Curie cũng chỉ có 7 ngày trong một tuần giống chúng ta thôi. Không hiểu sao câu nói này để lại ấn tượng trong tôi, mãi đến bây giờ. Tôi vẫn thường nghĩ nhớ đến nó mỗi khi vụng về trong cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc của mình không hợp lý. Thời gian, tính theo một đơn vị nào đó, (ví dụ một năm, một tháng hay một ngày…), của mọi người đều như nhau, bất kể đó là người Á hay người Âu, không luận là múi giờ chênh lệch với giờ chuẩn quốc tế bao nhiêu, nhưng hiệu suất công việc mỗi người mỗi khác tùy thuộc vào khả năng quản lý thời gian, điều tiết công việc và sự bền bỉ, kiên nhẫn của người ấy.

Một điều chúng ta dễ dàng nhận ra là khi không làm chủ được thời gian, chúng ta bị động và bất an. Con người mình lúc nào cũng mệt mỏi, lo lắng và căng thẳng vì phải chạy đua với thời gian. Với tâm thế đó, công việc không thể nào hoàn thành có chất lượng hoặc nếu có thể ráng vào một thời điểm nào đó, sau đó, người mệt nhoài và mất nhiều năng lực. Ráng, thật ra, chỉ là biện pháp ‘chữa cháy’ vì không ai có thể ráng suốt đời!

Trong cuộc sống, người nào có khả năng quản lý thời gian, làm chủ cuộc sống là điều kiện tiên quyết đem lại hạnh phúc cho bản thân mình. Như vậy, muốn có hạnh phúc, cần quản lý tốt thời gian. Vấn đề là quản lý thời gian của mình như thế nào đây. Một điều đơn giản mà không phải ai cũng tin là muốn công việc hiệu quả nhất, hãy chia thời gian phù hợp với công việc, hoàn thành từng việc một hơn àl ôm đồm nhiều việc cùng một lúc. Đừng đặt yêu cầu quá cao rằng trong một thời lượng nhất định nào đó, chúng ta phải hoàn thành một khối lượng lớn công việc. ‘Tham lam’ theo cách đó không phải là cách khôn ngoan. Nhiều người không lượng sức mình và luôn ép mình ‘phải’ xong cái này, hoàn thành cái nọ và khi công việc không xong như ý muốn, tâm mệt mỏi, bất an và khổ sở.

Trì hoãn: một loại “bệnh” phổ biến

Trì hoãn là một hành vi phổ biến ở tất cả mọi người, không phân biệt chủng tộc, xã hội. Hai giáo sư tâm lý học Joseph Ferrari và Vincent dePaul thuộc trường đại học DePaul ở Chicago, Mỹ công bố một nghiên cứu vào năm 2010 cho thấy, các nhà nghiên cứu này làm một thống kê ở Mỹ, kết quả có khoảng 20% người trưởng thành thường xuyên phải vật lộn với sở thích trì hoãn của bản thân khi cứ hẹn làn hẹn lữa và những việc quan trọng cuối cùng cũng phải hoàn thành vào giờ phút chót với áp lực và căng thẳng rất cao mà hiệu quả lại kém. Trường học là môi trường lý tưởng của tâm lý trì hoãn khi có từ 70% đến 90% sinh viên, học sinh thừa nhận họ là những người trì hoãn thường trực. Một số người thích trì hoãn cho rằng họ chỉ có thể làm việc hiệu quả dưới áp lực thời gian, nhưng kết quả thống kê hoàn toàn không chứng tỏ điều đó. Một báo cáo của nhà tâm lý học Piers Steel thuộc Đại học Calgary vào năm 2007 cho thấy những người ưa trì hoãn hay làm việc kém hiệu quả, dễ cảm thấy đau khổ, tốn kém vô ích cho các khoản tiền phạt chỉ vì chậm trễ, thường xuyên gặp vấn đề về sức khỏe và bỏ lỡ nhiều quyết định quan trọng trong cuộc sống. Không chỉ thế, những người này cũng đồng thời đánh mất thời gian dành cho việc giải trí và hưởng thụ chỉ vì luôn chần chừ trong mọi việc và cứ dồn việc đến giờ phút chót mới xong, hoặc bỏ lỡ cơ hội hoàn thành công việc mà lẽ ra, họ có thể hoàn thiện rất tốt nếu bắt đầu sớm hơn.

Nhiều bạn học sinh, sinh viên không khéo quản lý thời gian cứ dồn khối lượng thông tin vào giờ chót, phút cuối mới học để đối phó cho kỳ thi, thi xong, chữ Thầy em “tử tế” trả trọn vẹn lại cho Thầy vì nó chẳng còn ở với em! Học, cũng như hầu hết các hoạt động khác, là một quá trình thẩm thấu qua thời gian và chia khối thông tin cần xử lý một cách hợp lý như một phần việc hằng ngày. Ta không thể không ngủ suốt 3 ngày đêm để rồi ngủ suốt 24 tiếng như gấu mùa đông; ta không thể nhịn suốt 72 tiếng đồng hồ để rồi ăn một bữa thật nhiều thì công việc cũng phải chia sao cho hợp lý với thời gian.

Trì hoãn không phải là đặc tính bẩm sinh vốn được đặt “chip” vào trong dòng máu mỗi người như vài người lầm tưởng. Nó hoàn toàn phụ thuộc vào ý thức của mỗi chúng ta. Khi trì hoãn, ta tự cho mình nhàn nhã, chây lười mà không bắt đầu công việc đúng lúc. Đây là cách phung phí thời gian, năng lượng cuộc sống và không bao giờ có kết quả tốt đẹp. Tại sao ta phải đặt mình vào thế phải chịu đựng những áp lực không đáng có như vậy? Tại sao ta không chủ động sắp xếp thời gian hợp lý và bắt đầu từ sớm để hiệu quả công việc tốt hơn. Tất cả đều nằm trong tầm tay của mình vậy.

Kỹ năng quản lý thời gian

Để chia thời gian hợp lý với công việc của mình, chúng ta nên có định hướng lâu dài (chúng ta sẽ làm gì trong vòng 5 năm tới chẳng hạn), kế hoạch dài hạn (trong năm này, ta cần làm gì) và kế hoạch ngắn hạn (như tháng này, tuần này). Ngay cả có kế hoạch như thế vãn chưa đủ để đảm bảo công việc được hoàn thành tốt nhất. Hãy chia nhỏ thời gian cho từng công việc hoặc từng phần công việc cần làm. Nên nhớ là đừng ôm đồm mà chia công việc ‘quá tải’, chỉ nhọc công, mệt trí và thất vọng. Hơn ai hết, mình tự biết mình và bố trí thời gian hợp lý cho công việc. Càng cụ thể và chính xác thời gian, càng tốt và nếu có thể, lập thời gian biểu cho cả tuần một cách hợp lý là cách tốt nhất để quản lý thời gian.

Lên kế hoạch công việc trong ngày là cả một nghệ thuật chứ không chỉ là kỹ thuật! Đầu ngày, nên viết ra tất cả những việc cần thực hiện trong ngày. Sau đó, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên tùy vào mức độ quan trọng. Một yếu tố cần để ý nếu muốn công việc hoàn thành hiệu quả và chất lượng nữa là thời điểm thực hiện một số công việc. Tùy theo tính chất đặc thù của công việc mà ta quyết định việc ấy sẽ được thực hiện vào buổi sáng, trưa hay chiều hoặc tối để rồi có sự thay đổi phù hợp, không nhất thiết việc quan trọng nhất là việc phải thực hiện đầu tiên trong ngày. Nên thong thả một tí khi chia thời gian để tránh những điều đáng tiếc xảy ra vì gấp gáp, thiếu bình tĩnh hoặc căng thẳng không cần thiết. Ví dụ, nếu chúng ta mất 25 phút để đi từ nhà đến trường học, thì chúng ta ‘chia phần’ cho công việc này là 30 phút, nhưng không quên đem theo cuốn sách đang đọc dở hay một kế hoạch nho nhỏ dự phòng nào đó. Nếu bị kẹt xe vì một lý do nào đó cần thêm 5 phút, chúng ta vẫn đến lớp kịp giờ. Nếu không có sự cố gì ‘hoang phí’ của mình mấy phút đợi chờ thì mình dành 5 phút ấy để đọc một vài trang sách.  Cần có những công việc dự phòng để kịp thời điều chỉnh khi cần thiết mà không phải lãng phí thời gian. Những ý nghĩ như “giá như…”, “phải chi…”, “nếu không…thì…”, “nếu biết trước…thì tôi…” không giúp được gì  cho mình cả. Thời gian biểu cần được điều chỉnh mỗi ngày qua kinh nghiệm thực tế của mình.

Đối với những công việc chịu ảnh hưởng của các yếu tố khách quan nhiều, chúng ta nên có nhiều hơn một kế hoạch đề phòng khi tình huống thay đổi, chúng ta vẫn không bị động. Vì cuộc sống vốn không ổn định và phụ thuộc lẫn nhau vào nhiều người khác và của cả môi trường, hãy đặt ra nhiều tình huống và thử đưa ra nhiều giải pháp “nếu…thì…” để kịp xoay xở mà không bỏ thời gian ‘chết’. Không phí thời gian dù các yếu tố khách quan thường bẻ gãy chương trình, hoạch định của mình. Linh hoạt, nhạy bén và tỉnh táo để sắp xếp lại công việc và thời gian chứ không nên nhồi nhét công việc đến mức căng thẳng và áp lực. 

Sắp xếp công việc, dù là việc rất nhỏ, thể hiện mức độ khoa học và logic của một con người. Nhỏ nhặt như đi chợ mua đồ. Quyết định mua món gì, mua ở đâu và mình bắt đầu từ đâu để không quên sót, tiết kiệm được thời gian và không phải khệ nệ mang xách từ quầy này sang cửa tiệm nọ là một nghệ thuật quản lý thời gian. Hãy tìm đoạn đường đi ngắn nhất, phương cách nhanh nhất để giải quyết vấn đề. Người nào ‘có vẻ’ bận rộn nhưng không thấy làm được việc gì là người quản lý thời gian của mình tồi nhất.

Từng việc, từng việc nho nhỏ trong cuộc sống thường nhật của mình, nếu được sắp xếp hợp lý, mình làm được rất nhiều việc trong ngày mà không cần phải chạy đua với thời gian. Không nhất thiết phải ráng thức thật khuya dậy thật sớm để làm được nhiều việc trong ngày. Dành thời gian để ngủ đủ là cách đổi xử tử tế và khôn ngoan đối với cơ thế, vì thật ra, mình không làm chủ được nó đâu. Chỉ cần nó ‘bất hợp tác’ là chúng ta đủ mệt rồi. Chỉ cần hợp lý và chính xác là đủ để quản lý thời gian, góp phần kiến tạo một cuộc sống hạnh phúc và bình an hơn.

Thay lời kết

Người hạnh phúc là người làm chủ được cuộc đời mình, dù rằng phải đứng trước bao giông tố của cuộc sống, vẫn vững vàng là mình không bị cuốn vào dòng xoáy của các duyên bên ngoài. Để có thể chủ đống sử dụng nguồn thời gian ta có một cách hiệu quả, điều cần thiết là ta phải xác lập mục đích cuộc sống và chia nhỏ thành những mục tiêu cần hoàn thành trong từng giai đoạn nhất định với thời lượng tương ứng. Đừng mơ tưởng những gì xa xôi viển vông mà mọi thứ phải bắt đầu từ nơi mình đang đứng, ngay trong hiện tại, lên kế hoạch công việc mỗi ngày. Mỗi giây phút trôi qua, mỗi ngày, mỗi ngày làm việc hiệu quả, ta có một tháng, nhiều tháng, một năm rồi nhiều năm và cả cuộc đời này sử dụng thời gian hợp lý và làm việc hiệu quả, bởi vì thời gian dài được kết tụ từ những đơn vị thời gian nhỏ hơn vậy.