Từ khi Ray Tomlinson gởi đi lá thư điện tử (email) đầu tiên
vào năm 1971, phương tiện truyền thông này được ứng dụng trong cuộc sống ngày
càng rộng rãi hơn. Nhờ vậy, thông tin được truyền đi nhanh hơn và điều này đã
đem lại tiện nghi cho bao người, trong đó có chúng ta.
Nhờ thư điện tử, thư tay ngày càng trở nên hiếm hoi, hiếm đến
mức người bình thường như chúng ta có thể thấy không cần sử dụng đến phương
tiện truyền thông cổ điển này. Có người không chỉ cả năm mà có thể nhiều năm
không đặt bút viết một lá thư tay. Điều này chứng tỏ ta đã và đang sử dụng
email nhiều như thế nào. Sử dụng nhiều là vậy, nhưng chúng ta lắm khi chủ quan,
nhiều lúc lười biếng, có cả những trường hợp lạm dụng công nghệ thông tin này
mà tạo cho người nhận email cảm giác không thoải mái.
1. Địa chỉ email không “chính
danh”. Có những mail gởi đến địa chỉ tôi với các tên như chieuxuan,
hoanghon, chieutim, huongtoimattroi... cuối mail chẳng để lại tên thật, tôi
không bao giờ hồi âm. Thật ra, người giao tiếp với ta sẽ có cảm giác thiếu tin
tưởng khi trên không gian ảo này, chúng ta sử dụng một địa chỉ email không liên
hệ gì đến tên của mình cả. Hơn nữa, một cách mặc định, chúng ta dùng tên để định danh một cá nhân nào đó. Giờ ta dùng một cái tên khác, tất nhiên có ý nghĩa với bản thân mình, nhưng vô nghĩa đối với người khác. Vô hình trung, chúng ta vô tình bắt họ phải nhớ thêm một tên nữa của mình bên cạnh tên “cúng cơm” ai cũng biết! Có cần thiết như vậy không? Do đó, hãy sử dụng tên của mình trong địa chỉ email
nếu chúng ta muốn tạo cảm giác an toàn, suy nghĩ tích cực và thiện chí cộng tác
từ người mình liên lạc mail.
2. Giới thiệu sơ lược về mình
trong mail đầu tiên. Khi viết mail đầu tiên đến một người không quen,
chúng ta nên chủ động giới thiệu vắn tắt về bản thân mình, lý do mình
viết mail này, từ đâu mình có địa chỉ mail của người đó… để người nhận
mail không bỡ ngỡ và có cảm tình ban đầu trước khi đọc tiếp đến phần nội dung,
phần chứa đựng thông điệp quan trọng mà chúng ta muốn người nhận thư đọc.
3. Gởi file phần attachment mà
không nói gì cả. Với cách này, người sử dụng mail kinh nghiệm sẽ không bao
giờ mở file ra và động tác duy nhất người ấy làm là ‘delete’ file đó vì sợ
nhiễm virus và từ trong sâu thẳm là từ thái độ thiếu tôn trọng và khinh suất
của người gởi. Do đó, chúng ta cần gõ vài chữ nói về lý do gởi attached file.
Điều này thể hiện sự cẩn trọng của người gởi cũng là thái độ tôn trọng người
nhận. Do đó, để tránh hiểu lầm không cần thiết, dành vài giây để gõ vài chữ
trong phần nội dung mail cũng như tiêu đề, chỉ vài chữ thôi cũng đủ tạo thiện
cảm cho người nhận, là một điều cần thiết.
4. Gởi mail mà không ghi tựa
đề, hoặc ghi cho lấy có và cuối thư, không ghi tên người gởi cũng là
cách tạo suy nghĩ tiêu cực nơi người nhận. Việc này cho thấy tính cách xuề xòa,
thiếu nghiêm túc, thiếu tôn trọng của người viết mail. Người nhận mail rất có
thể chẳng muốn trả lời, thậm chí không muốn đọc nội dung mail nói gì, vì biểu
hiện đầu tiên bên ngoài mà xoàng xĩnh như vậy thì nội dung bên trong cũng chỉ
là vớ vẩn mà thôi. Có thể không đúng, nhưng suy nghĩ ở trong đầu người khác,
làm sao ta điều chỉnh được. Do vậy, tốt nhất nên tránh điều này. Thế nhưng, một
điều cần lưu ý là nên ghi tựa đề thật ngắn gọn, súc tích.
5. Tuy rằng nội dung email hiển thị
lạnh lùng trên màn hình, không vì thế mà chúng ta chèn vào nhiều
emoticon trong những mail trang trọng. Hãy biểu cảm qua ngôn ngữ nhẹ nhàng,
trang trọng, trong sáng và chân tình. Người đọc mail sẽ có ấn tượng đẹp và sâu
sắc với người gởi mail qua cách viết nghiêm túc mà vẫn chân tình ấy hơn là những
icon làm rối mắt và thiếu trang trọng.
6. Hãy viết mail tử tế như một
lá thư truyền thống có bốn phần chính: câu chào mở đầu, phần nội dung, câu
chào/chúc cuối thư và ký tên. Phần nội dung, theo một lá thư truyền thống thì
có ba phần: giới thiệu vấn đề, trình bày vấn đề và nêu ra yêu cầu. Đây là cách
viết lịch sự nhất để thông tin chúng ta muốn chuyển tải đến người nhận mail sẽ
được đón nhận đầy đủ trong tinh thần thoải mái và hoan hỷ nhất.
Ví dụ:
(Câu chào mở đầu) Chào chị Tâm,
(Giới thiệu vấn đề): Thứ ba tuần tới, ở nhà văn hóa thanh niên
có chương trình một tuần dành cho phụ huynh về việc giáo dục trẻ em kỹ năng sử
dụng internet.
(Trình bày vấn đề): Đây là một chương trình mang tính giáo dục
cao, tổ chức ở đây hai tháng một lần. Một số bạn em đã tham dự khóa trước và
đều khen chương trình này.
(Yêu cầu): Em muốn tham dự chương trình này từ lâu, nhưng các
lần trước chưa sắp xếp được công việc. Lần này, em mới đủ duyên. Chị có thể sắp
xếp thời gian cùng tham gia khóa này không?
(Câu chào cuối thư): Chúc chị khỏe.
(Ký tên): Em,
Hằng Như
7. Một điều không được quên là đọc
lại mail cẩn thận trước khi nhắp chuột vào lệnh “gởi”, vì một khi nhận
thông báo “your message has been sent” thì không thể “undo” được nữa rồi. Kiểm
tra nội dung, xem có phần nội dung nào quên sót, hoặc ý nào mình chưa diễn đạt
đủ rõ ràng, sáng sủa hay không. Nếu mail tiếng Việt, nên gõ đầy đủ các dấu
thanh để tránh hiểu lầm. Phần chính tả, ngữ pháp, dấu câu, lỗi typo (lỗi đánh
máy sai, thường là nhầm lẫn giữa hai phím cạnh nhau, ví dụ chữ “được” lại gõ
thành “đưpwcj”) cũng cần được kiểm tra chu đáo.
8. Sẽ là một thiếu sót lớn nếu chỉ đề
cập đến việc gởi thư điện tử đi mà không nhắc đến việc xử lý thế nào
khi nhận một thư điện tử. Nên nhớ một điều, người gởi thư đi mà chuyển đến
người nhận thư một thông điệp quan trọng, một thông tin cần thiết, một tập tài
liệu quý... nói chung, đó là những cái mà người gởi thư thấy cần thiết chuyển
tới, cần thiết đến mức họ dành ra một khoảng thời gian quý báu của mình để viết
thư, để đính kèm tập tin... Do vậy, khi nhận được, nhất thiết người nhận thư
điện tử phải có đôi dòng phản hồi để người gởi thư yên tâm là thư đã tới. Vả
lại, vài dòng, thậm chí vài chữ, thông báo khi nhận mail thể hiện văn hóa của
chúng ta, những người thường xuyên sử dụng thư điện tử để trao đổi công
việc trong giao tiếp hàng ngày. Gởi phản hồi là cách chúng ta ghi nhận thiện
chí, tấm lòng của người gởi. Dù trong lời thư hồi âm, ngay cả khi không có
chữ “cảm ơn”, người gởi thư đi cũng cảm thấy ấm lòng và cảm nhận được, đây
là một hình thức cảm ơn vậy. Do vậy, các bạn nên nhớ, dù bận rộn đến mấy, chúng
ta cũng nên dành vài phút để hồi âm khi nhận được mail; vì rằng người ta cũng
bận rộn lắm, vẫn có thể gõ mail cho mình đọc. Hồi âm thư điện tử, không cần
dài dòng lê thê, không cần lung khởi vòng vo, chưa đọc đến nội dung chính, người đọc có cảm giác đã
hết... năng lượng và thiện chí để có thể đọc tiếp! Hãy đi thẳng vào vấn đề, nói
ngắn gọn, đủ ý, đủ lịch sự là được rồi.
Chung quy lại, tuy sử dụng hình thức thư điện tử để tiết kiệm
thời gian và kịp thời truyền đi những điều cần thiết đến người nhận thông tin
kịp lúc, chúng ta không nên quá lạm dụng phương tiện truyền thông này mà sử dụng tùy
tiện, thiếu nghiêm túc trong cách viết để tạo sự hiểu lầm không đáng có.
Chúc tất cả đều là những người viết email giỏi!
