Hằng ngày, chúng ta có cảm giác mình luôn đối đầu với một núi công việc và lắm khi loay hoay chẳng biết mình nên bắt đầu từ đâu. Việc gì cũng thấy cần thiết và không biết chuyện nào nên ‘nhường quyền ưu tiên’ cho việc nào và bằng cách nào có thể hoàn thành công việc trong ngày một cách hiệu quả nhất. Do vậy, quản lý thời gian, sắp xếp và bố trí công việc hợp lý là cả một nghệ thuật và chính điều này góp phần đáng kể làm cho thành quả công việc ở mỗi người.
Những câu hỏi sau đây sẽ
giúp chúng ta xác định việc mình muốn làm để rồi khối công việc vơi dần một cách
nhẹ nhàng trong niềm vui qua cách bố trí khôn ngoan của mình.
Điều đầu tiên một người
cần trả lời trước khi bắt tay vào công việc là hãy tìm câu giải đáp cho câu hỏi “mình
đang quan tâm đến chuyện gì trong số các công việc được liệt kê trong danh sách
‘việc cần làm’ của ngày hôm nay?” hoặc câu hỏi “bây giờ tâm mình ở
đâu trong số các công việc này?” Hãy bắt đầu một ngày bằng công việc
mình quan tâm nhất. Khi hỏi câu này, tự nhiên tâm ta có một khoảng trống để tự
nó lên tiếng và lắng nghe. Khi chúng ta mải mê cuốn công việc vào một khối thì
thường chúng ta không nghe hết tiếng nói của tâm tư. Một việc làm thuận theo
tiếng nói của lòng mình sẽ tiết kiệm thời gian, chất lượng và hiệu quả gấp
nhiều lần hơn so với việc cứ bắt nó phải làm như một cỗ máy. Thông thường công
việc mình quan tâm nhất chính là việc quan trọng nhất trong ngày nên một cách
tự nhiên như một quán tính, khi viết ra các công việc cần làm trong ngày, bao
giờ chúng ta cũng viết theo thứ tự ưu tiên.
Câu hỏi thứ hai, chúng ta
tự kiểm tra, xem “đây thật sự có phải là việc mình thích làm hay
không?” Tất nhiên không phải tất cả những việc cần làm đều là những
việc mình thích, nhưng chúng ta có cách để thích việc mình cần làm, không thời
điểm này thì vào thời điểm khác. Đối với vài việc trong ngày cầm đảm bảo thời
gian tính, tức là cần phải hoàn thành ngay mà không thể trì hoãn, ta ưu tiên
làm trước. Những việc khác, hãy chọn việc mình thích làm trước.
Khi chọn việc mình thích, chúng ta sẽ làm thoải mái, làm mà như chơi và càng có niềm say mê trong công việc
nhiều hơn. Niềm say mê và phấn khích này có một năng lượng chuyển hóa thái độ
rất lớn. Do đó, thường là sau khi hoàn thành một việc mình thích, danh sách
những điều thích làm trong số các công việc cần làm tăng thêm lên và thay
vào đó, những công việc không thích ít dần lại và đến cuối ngày, tất cả những
việc không thích đều tự động di chuyển vị trí sang cùng nhóm với công việc ưa
thích. Đây là một nghệ thuật không quá khó, ai cũng có thể thử và người nào
cũng có khả năng thành công với cách này.
Câu hỏi thứ ba chúng ta cần đặt ra và tìm câu trả lời là “chúng ta cảm
thấy thế nào khi đang làm một công việc này?” Hãy quan sát cảm xúc của
mình khi đang thực hiện một công việc. Chỉ biết đến công việc và nôn nóng hoàn
thành nó mà không quan tâm gì đến trạng thái tâm lý của mình là một sai lầm hơn
là thiếu sót. Nếu việc gì đó không tạo cho mình niềm vui, có thể chúng ta đã sai
chỗ nào đây rồi. Vì sao? Làm là cả một quá trình tốn nhiều thời gian hơn là nhận lấy thành quả. Kết quả là điều tất nhiên, sẽ có ngay lập tức khi công đoạn làm này hoàn tất. Một khi
đạt được mục đích, việc ấy coi như đã xong. Thời gian dành cho việc này chỉ
chớp nhoáng, chỉ có thời gian thực hiện là dài. Do đó, chúng ta cần có niềm vui
trong suốt cuộc hành trình thực hiện này. Ví dụ leo đến đỉnh núi là cái đích, nhưng
người leo núi cảm nhận nhiều niềm vui và kinh nghiệm sâu sắc trong suốt chặng
đường từ chân núi lên đến đỉnh hơn là khi lên đến đỉnh. Hoa thơm cỏ lạ, gió mát trời thanh trải dài trong từng bước chân từ nơi ta bắt đầu lên tận đỉnh núi kia mà! Nếu suốt chặng đường
thực hiện công việc không có niềm vui, kết quả ấy liệu có ý nghĩa gì? Điều quan
trọng là tinh thần chúng ta luôn sống động, những gì chúng ta thật sự kinh qua với sự
có mặt của tâm lý thoải mái, vui tươi trong công việc.
Một câu hỏi không thể thiếu nữa là “những gì chúng ta đang làm đây góp
phần thế nào vào mục đích chung của mình?” hoặc “mình làm việc
này để nhằm mục đích gì?” Rõ ràng câu hỏi này là kim chỉ nam cho hành
động của mình. Khi thấy công việc chúng ta đang thực hiện góp phần thực hiện kế
hoạch lớn hơn, thực hiện nguyện vọng của mình, tự nhiên chúng ta có sức mạnh, tinh
thần và niềm tin để thực hiện và hoàn thành tốt nhất trong khả năng có thể. Mỗi
một việc chúng ta đang làm cần được xác định vị trí và tầm quan trọng trong bức
tranh cuộc sống của mình. Cần xác định mục đích trong mỗi việc làm cụ thể và
đặt nó vào mục đích chung của cuộc sống. Nếu lý tưởng cuộc sống là một đường
thẳng hướng về phía trước thì mỗi một việc làm là một chấm nhỏ để góp phần hình
thành đường thẳng ấy.
Câu hỏi tiếp theo cần quan
tâm khi chuẩn bị thực hiện một công việc là “liệu có bao nhiêu giải
pháp để thực hiện việc này và giải pháp nào là tối ưu?” Giống như liệt
kê các công việc theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng, các giải pháp cho
một vấn đề cũng cần liệt kê theo thứ tự ưu tiên dựa vào tiêu chí hiệu quả công
việc tính trên mọi phương diện như kết quả, chất lượng, thời gian, công sức,
chi phí... Trong điều kiện cụ thể với sự chi phối của các yếu tố bên ngoài, hãy
tỉnh táo và khôn ngoan chọn lựa giải pháp tốt nhất để thực hiện công việc.
Thật ra, trong ngày chỉ có
một vài công việc cần làm ngay mà không được chậm trễ, những việc còn lại có
thể linh động thay đổi thứ tự, miễn sao cuối ngày, mọi chuyện đều hoàn thành có
hiệu quả là đạt mục tiêu. Do đó, chúng ta không nhất thiết phải y theo thứ tự
công việc được ghi ra trong danh sách công việc cần làm trong ngày và cứ thế mà
thực hiện. Đừng để công việc đè mình! Cũng đừng để công việc biến mình thành
một cỗ máy! Hãy dành một chút thời gian quán sát tâm mình, đặt ra 5 câu hỏi
trên và trả lời một cách trung thực, sát với tình hình thực tế nhất, theo đó mà thực hiện lần lượt từng việc
một, công việc sẽ tiến triển nhẹ nhàng và hiệu quả. Đừng ôm đồm vì đây là cách
làm cho cả thân và tâm mệt mỏi thêm mà không làm cho tiến độ và chất lượng công
việc tốt hơn vậy.
Chúng ta sống cả đời và
làm việc cả đời. Tìm thấy niềm vui trong công việc là một niềm hạnh phúc lớn góp phần làm nên ý nghĩa một đời người vậy.
